Googleフォーム＋AppsScriptで予約、残席更新、自動返信メールの自動化に挑戦した話～板橋区お菓子教室☕らてのわクッキー～

『え、これ……私もできるようになったら

めちゃくちゃ便利なんじゃない？』

そんな軽い気持ちから始まった

まさかの転落ドタバタストーリー！

 𓏸𓈒𓂃𓂃𓂃𓂃

ご覧いただきありがとうございます。

東京都板橋区アイシングクッキーと
焼き菓子のお教室
『lattenowa_cookies』
らてのわクッキー
足立ひろこです。

この記事では

『Googleフォームを使った申し込みフォームの

自動化に挑戦したお話』

について、その裏側をご紹介します。

／

えっ…こんなこともできるの？

そのあとどうなったのか気になる！！

＼

こんな気持ちで読んでいただけたら

嬉しいです♡

𓏸𓈒𓂃𓂃𓂃𓂃

最近、ずっと気になっていたことに

挑戦してみました。

それは……

Googleフォームの自動化！

少し前に、自動化のやり方を

教えてもらう機会がありました。

正直講座中は何を言っているのか

全然ついていけなかったのですが(笑)

後から考えてみたら

『え、これ……私もできるようになったら

めちゃくちゃ便利なんじゃない？』

と思ったんです。

というのも、教室をしていると

お申し込みが入ったあとの作業が意外と多い。

今回のクッキー缶レッスンも、
対面なのか。
オンラインなのか。
ライセンスを付けるのか。
付けないのか。
さらにオンラインの場合は、

印刷済みのテキストを郵送するのか。
……と、料金のパターンがいろいろ😂

お申し込みが入るたびに内容を確認して、
料金を計算して、
その方に合わせてご案内を送る。

1件ずつならもちろんできるんだけど、

お申し込みが重なったときはなかなか大変です。

さらに日程が複数あるレッスンだと、

今までは第2希望まで書いていただいて、
残席を確認して、
『この方はこの日で』
『こちらの方は第2希望の日で』
と調整してからご連絡。
これも地味に脳みそを使う😂

間違えちゃいけないし、

お返事もなるべく早くしたい。

そんなこともあって、
こういう作業、自動化できたらいいなぁ
と前から思っていたんです。

そこで今回

☑残席が減ったらフォームに表示する空席状況も変わる。
☑満席になった日程は選べなくなる。
☑お申し込み内容によって料金も自動で計算。
☑お申し込みが完了したら、

その内容に合わせてメールを自動返信。
☑さらにグーグルカレンダーに

予約状況も入れてくれる

☑キャンセルがあった場合は手動で残席を戻せる

こんなところをお願いしてみました。

Google Apps Scriptでフォームを自動生成する

今回、自動化に使ったのがGoogle Apps Script。
略してGAS。
最初にコードを見たときの感想は、
何これ😂
英数字がずらーーーーっと並んでいて、
完全に暗号。

でも、
『Googleフォームから申し込みがあったら、

内容によって金額を計算して、自動返信メールを送りたい』
『残席も自動で管理したい』
と、私がやりたいことをAIに伝えてみたら……
一瞬でコードが出てきたんです。

そして言われるがままコードを貼り付けて実行してみたら、フォームの質問や選択肢が勝手にできあがっていく！

えっ。
一瞬😂😂😂
いやいやいや。
そんなことある！？

私が日本語で、
『こういうことをしたいんだけど』
と説明したことが、コードになる。
もうこの時点でかなり感動しました。

じゃあ、こんなこともできるの？と聞いてみたら
すぐにコードを書きなおしてくれて
『えー！すごい！』となりました👀

そこで、ふと思ったんです。

これ、もっと便利にできるのでは？

Google フォームの『分岐』機能とは

今回のフォーム。
対面とオンライン、

両方のお申し込みを受け付けたい。

でも、同じフォームに

全部の質問が並んでいたら……
対面の人には必要ないオンラインの質問もある。
オンラインの人には関係ない対面の日程もある。

そこで、
『最初に対面かオンラインかを選んでもらって、

オンラインの人にはオンラインに必要な質問だけ。対面の人には対面の質問だけを表示する……みたいなことってできるの？』

と聞いてみました。

そしたら、
できるらしい😲

Googleフォームには『分岐』という機能があって、選んだ回答によって次に表示する質問を

変えることができるんです。

例えば、
『対面』を選んだ人には対面の日程選択へ。
『オンライン』を選んだ人にはオンラインの受講方法へ。そんなふうに、それぞれ必要な質問だけを表示できる。

えっ…

／
Googleフォームって、そんなことできるの！？😂

＼

私、今までGoogleフォームって、
質問を上から順番に並べていくものだと

思っていました（笑）

もちろん、自分でGoogleフォームを作っている人はたくさんいると思うんです。

でも、
『選んだ答えによって、その後の質問を変える』
というところまで使っている人って、

意外と少ないんじゃないかな？

少なくとも私は知らなかった😂

（今回はコードで一括で組んでもらったけど、実は手動でも設定できる機能らしい！）

でもこれを使うと、申し込む方も

自分に関係ある質問だけ答えればいいので、

フォームもかなり見やすくなる。

『Googleフォーム、まだまだ知らないことあるなぁ……』と思いました。

→完成したフォームはこちら♪

こんなことまでできるなんて、もう！
AIってすごいーーー！！
となっていた私😂

もちろん、AIが魔法の杖を振って

全部勝手に完成させてくれるわけではありません（笑）
『こうしたい』
『じゃあここはこうしよう』
『この場合はどうなる？』
と、一つずつ自分のやりたい形に

していく必要はあります。

でも、
わからないことを、その場で聞ける。
しかも、
『私はこういうレッスンをしていて、

対面とオンラインがあって……』
と、自分の場合に合わせて聞ける。
これってすごく心強い。

以前だったら、
『Googleフォーム　分岐』
『Googleフォーム　自動返信』
なんて検索して、
いろんなページを開いて、
『で、結局私の場合はどうすればいいの😂？』
となっていたと思う（笑）

今は、
『私はこうしたいんだけど、どうしたらいい？』
と聞ける。
私みたいにコードなんて全然わからない人間でも、やりたいことを形にできるかもしれない。
そう思えたのが、今回すごく嬉しかったことでした♡

いよいよ募集開始！！
まさかのトラブル発生

テストも完璧！
コードを書いてもらって。
フォームを整えて。
実際に自分で申し込みテストをしてみる。
すると、
メールもちゃんと届く！
金額も合ってる！
残席も減ってる！
よし。
できたーーー！！😂
もうすっかり、
『私、自動化できる人です😎』
くらいの気持ちになっていました（笑）

これは便利！
これで次の募集からかなり楽になるぞー！
と、ワクワクしながら募集開始の日を迎えたのです。

→クッキー缶レッスン詳細はこちら♪

そして……
募集開始。
最初のお申し込みも入ってきて、
「おぉ♡ちゃんと動いてる！」
と思った、そのとき。

……
……
……
あれ？😂
なんかおかしい。
いや。
ちょっと待って。
ちょちょちょ😂😂😂
ということで。

ここから私の、
Googleフォーム自動化・丸2日間の格闘
が始まるのでした（笑）

続く😂

→続きはこちら♡